Dienstauto-Knigge: Firmenwagen richtig versteuern

Unternehmen können Mitarbeiter:innen verschiedene Arten von Fahrzeugen zur Verfügung stellen: Dienst-/Firmenwagen, Poolautos oder Leasingfahrzeuge.

Dienstwagen vs. Firmenwagen: Gibt es einen Unterschied?

Ob man Dienstauto, Dienstwagen, Firmenwagen oder Firmenauto sagt: Gemeint ist immer das Gleiche. Nämlich ein Fahrzeug, das auf ein Unternehmen zugelassen ist und das dieses einem/einer Mitarbeiter:in zur Nutzung überlässt.

Der große Vorteil für dich als Arbeitnehmer:in ist, dass du deinen Firmenwagen in der Regel sowohl beruflich als auch privat fahren darfst. Häufig kannst du ihn als Familienauto nutzen, weil auch dein/deine Ehepartner:in damit fahren darf. Wichtig aber: Der Dienstwagen muss mindestens zu zehn Prozent für betriebliche Fahrten genutzt werden.

Wenn du deinen Firmenwagen privat nutzt, musst du ihn versteuern. Denn dann ziehst du aus ihm einen sogenannten geldwerten Vorteil. Lies hierzu: Besteuerung von Dienstwagen – Das ändert sich 2023

Poolfahrzeuge

Bei einem Poolauto handelt es sich um ein Fahrzeug, das ein Unternehmen seinen Mitarbeiter:innen für betriebliche Zwecke bereitstellt. Es ist also nicht einer einzelnen Person zugewiesen, sondern steht allen Angestellten frei zur Verfügung. So kann etwa das Facility-Management es nutzen, um Besorgungen zu machen oder Vertriebsmitarbeiter:innen, um zu Außenterminen zu fahren.

Die Kosten für ein Poolfahrzeug trägt allein der Arbeitgeber – von der Anschaffung über die Versicherung bis hin zur Versteuerung. Poolfahrzeuge können allerdings auch zur privaten Nutzung freigegeben werden. Dann musst du als Arbeitnehmer:in deine Fahrten natürlich versteuern.

Der Nachteil dieser Art von Firmenwagen ist, dass du ein Auto oft im Voraus reservieren und den Verleih protokollieren musst. Du kannst also möglicherweise nicht spontan losfahren.

Leasingauto

In der Regel least ein Unternehmen Fahrzeuge. Denn das erhöht die Liquidität eines Unternehmens. Es kann die im Leasingvertrag festgelegten monatlichen Raten steuerlich als Aufwand geltend machen, während bei einem Kauf Abschreibungen anfallen. Durch Firmenleasing ergibt sich weder ein Verschleiß- noch ein Restwertrisiko. Apropos: Wertverlust beim Auto – So fällt der Restwert nicht in den Keller

Allerdings müssen Unternehmen und ihre Arbeitnehmer:innen den Bruttolistenpreis des Leasingfahrzeugs versteuern – unabhängig davon, was die eigentlichen Anschaffungskosten sind. Auch interessant: Full-Service-Leasing – Für wen sich das All-inclusive-Paket lohnt und was es beinhaltet

Wenn dein Arbeitgeber dir einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt hat, den du auch privat nutzen darfst, ist das ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser gilt als Teil deines Arbeitsentgelts und muss deshalb versteuert werden. Wie ist ein Firmenwagen nun aber zu versteuern? Wir stellen dir deine Möglichkeiten vor. 

1. Die 1%-Regelung

Die meisten Arbeitnehmer:innen entscheiden sich beim Versteuern ihres Firmenwagens für die 1%-Regelung, weil sie einfach und unbürokratisch ist. Du versteuerst monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises deines Firmenwagens für Privatfahrten – dein Arbeitgeber führt auf diese Summe mit jeder Gehaltsabrechnung Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer für dich ab. Du musst also in deiner Steuererklärung nichts zusätzlich angeben. Allerdings ist der Fahrzeugtyp wichtig: Bist du dienstlich teil- oder vollelektrisch unterwegs, versteuerst du weniger als ein Prozent. Hybride werden beispielsweise nur mit 0,5 Prozent versteuert.

Bleiben wir aber mal beim Verbrenner – ein Beispiel: Dein Dienstwagen hat einen Bruttolistenpreis von 40.000 Euro. Du musst also monatlich (zusätzlich zu deinem regulären Gehalt) 400 Euro als geldwerten Vorteil versteuern. Bei einem durchschnittlichen Einkommensteuersatz von 25 Prozent zahlst du so 1.200 Euro Steuern pro Jahr.

Zusätzlich fallen auf Fahrten zwischen deiner Wohnung und deiner Arbeitsstätte pauschal monatlich 0,03 Prozent oder nach Einzelbewertung pro Fahrt 0,002 Prozent Steuern an. Wichtig: Die 1%-Regelung ist nur möglich, wenn du deinen Dienstwagen zu mindestens 50 Prozent beruflich nutzt. Wie viele Kilometer du privat fährst, ist egal. Genauso wie, ob es sich um einen Neu-, Gebrauchtwagen oder ein Leasingfahrzeug handelt. Apropos: Neuwagen oder Gebrauchtwagen kaufen? Die Vor- und Nachteile

2. Die Fahrtenbuchmethode

Bei der Fahrtenbuchmethode musst du nur den tatsächlichen geldwerten Vorteil, den du aus deinem Firmenwagen ziehst, versteuern. Dafür musst du genau festhalten, wann du mit deinem Dienstwagen unterwegs bist. Das geht inzwischen natürlich auch mit Apps. Bei dienstlichen Fahrten verlangt das Finanzamt folgende Angaben:

• Datum, Uhrzeit, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt

• Reiseziel und -route

• Zweck der Reise, Name des besuchten Geschäftspartners 

Bei privaten Fahrten reicht die Kilometerangabe aus. Deinen Arbeitsweg musst du als solchen kennzeichnen.

3. Die Pauschalversteuerung

Bei der Pauschalversteuerung übernimmt dein Arbeitgeber die Steuern für deinen Firmenwagen. Er kann für die Fahrten zwischen deiner Wohnung und der Arbeitsstätte die Lohnsteuer mit einem pauschalen Steuersatz von 15 Prozent erheben. Dann fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Ausgegangen wird von 15 Fahrten pro Monat. 

Möglich ist diese Art der Versteuerung deines Firmenwagens bis zu dem Betrag, den du als Pendlerpauschale von der Steuer absetzen könntest – also 30 Cent pro Kilometer. Das soll verhindern, dass Arbeitnehmer:innen ohne Dienstauto schlechter gestellt werden. Der Restbetrag muss weiterhin zum individuellen Steuersatz besteuert werden. Auch interessant: Kfz-Steuer berechnen – So weißt du, wie viel du für dein Auto zahlst

Bevor du dich für eine der genannten Methoden entscheidest, solltest du durchrechnen, welche für dich am günstigsten ist. Denn du kannst die Versteuerungsart zwar zu Jahresbeginn ändern, aber nicht während eines Kalenderjahres – außer du wechselst das Auto. Bei der Berechnung können dir Firmenwagen-Steuer-Rechner helfen, die im Internet zu finden sind. Willst du deine Steuerlast senken, haben wir noch ein paar weitere Spartipps für dich:

1. Wähle das richtige Fahrzeug

Umso niedriger der Bruttolistenpreis deines Firmenwagens ist, desto weniger musst du bei der 1%-Regel monatlich versteuern. Es ist also ratsam, dir zu überlegen, welche Ausstattung du wirklich brauchst. Denn jedes Extra treibt den Preis in die Höhe.

Gut zu wissen: Entscheidest du dich für ein Elektroauto, musst du weniger versteuern – nämlich 0,5 Prozent (bei einem Listenpreis über 60.000 Euro) oder sogar nur 0,25 Prozent (bei einem Preis unter 60.000 Euro). Interessant in diesem Zusammenhang: E-Auto-Förderung 2023 – Neue Fördersummen und Vergünstigungen

2. Fahre weniger privat

Generell gilt: Je weniger du privat fährst, desto weniger Steuern zahlst du. Wenn du von Anfang an weißt, dass du das Auto kaum für private Fahrten verwenden wirst, kannst du die Nutzung im Vertrag mit deinem Arbeitgeber einschränken.

3. Beteilige dich an den Kosten

Wenn du dich an den Anschaffungs- oder Unterhaltskosten des Fahrzeugs beteiligst, kannst du deine Steuerlast senken. Denn diese Kostenbeteiligung mindert deinen geldwerten Vorteil. Du kannst dich entweder einmalig (zum Beispiel an Kosten für eine Sonderausstattung) oder regelmäßig beteiligen – etwa an privaten Tankkosten.